Chính sách bảo mật

1. Giới thiệu

Sổ Lớp ("chúng tôi") vận hành website solop.vn và ứng dụng di động "Sổ Lớp — Quản lý lớp học" trên Android và iOS (gọi chung là "Dịch vụ") — công cụ quản lý lớp học thêm và gia sư dành cho giáo viên tại Việt Nam. Chính sách này giải thích chúng tôi thu thập những dữ liệu nào, dùng để làm gì, lưu trữ ra sao và bạn có những quyền gì đối với dữ liệu của mình.

Chính sách áp dụng cho: (a) giáo viên — người đăng ký và sử dụng Dịch vụ; (b) dữ liệu về học sinh và phụ huynh do giáo viên nhập vào hệ thống; (c) phụ huynh truy cập trang thông tin học tập qua đường link được chia sẻ.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

a) Dữ liệu do giáo viên cung cấp khi đăng ký và sử dụng:

• Họ tên, số điện thoại, địa chỉ email (nếu có), môn dạy, ngày sinh (nếu bạn cung cấp).
• Thông tin tài khoản ngân hàng (mã ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản) — chỉ dùng để tạo mã QR thanh toán học phí. Chúng tôi không yêu cầu và không thu thập mật khẩu hay thông tin đăng nhập ngân hàng của bạn.
• Ảnh bạn tải lên: ảnh đại diện (chọn từ thư viện hoặc chụp mới) và ảnh đính kèm khi bạn gửi phiếu hỗ trợ. Ảnh được lưu trên hạ tầng lưu trữ của chúng tôi, chỉ dùng để hiển thị hồ sơ và để bộ phận hỗ trợ nhìn đúng lỗi bạn gặp. Xoá ảnh đại diện hoặc xoá tài khoản thì tệp ảnh bị xoá theo. Lưu ý với ảnh chụp màn hình gửi kèm phiếu hỗ trợ: ảnh loại này thường chứa tên học sinh, số điện thoại phụ huynh và số tiền — bạn nên che bớt phần không cần thiết trước khi gửi. Đường dẫn xem ảnh do hệ thống cấp chỉ có hiệu lực trong 24 giờ rồi hết hạn.
• Lịch sử mua gói: đơn mua / gia hạn gói cước và gói tin nhắn — mã đơn, tên gói, số tiền, thời điểm, cổng thanh toán và mã giao dịch; nếu là đơn do người khác tặng thì có thêm tên và số điện thoại người tặng. Chúng tôi không lưu số thẻ hay thông tin đăng nhập ngân hàng.
• Dữ liệu đăng nhập nâng cao: nếu bạn dùng passkey, chúng tôi lưu khoá công khai và mã định danh của passkey, nhãn bạn đặt và thời điểm dùng gần nhất — passkey xác thực bằng vân tay/khuôn mặt ngay trên thiết bị, dữ liệu sinh trắc học không bao giờ được gửi về máy chủ của chúng tôi. Nếu bạn bật xác thực hai bước, chúng tôi lưu khoá bí mật TOTP và các mã khôi phục của bạn ở dạng cần thiết để kiểm tra mã đăng nhập.
• Nếu bạn đăng nhập hoặc liên kết bằng Google, Apple hoặc Zalo: chúng tôi nhận từ nhà cung cấp mã định danh tài khoản, địa chỉ email (nếu bạn cho phép), họ tên và ảnh đại diện công khai. Ảnh đại diện được tải về máy chủ của chúng tôi để làm ảnh hồ sơ trên Sổ Lớp — bạn có thể thay hoặc xóa bất kỳ lúc nào. Việc đăng nhập không cấp cho chúng tôi mật khẩu hay quyền truy cập các dữ liệu khác trong tài khoản Google/Apple/Zalo của bạn.

b) Dữ liệu về học sinh và phụ huynh do giáo viên nhập (dữ liệu của bên thứ ba):

• Học sinh: họ tên, lớp đang học, ngày vào lớp / nghỉ học, dữ liệu điểm danh từng buổi, ghi chú buổi học, bài tập về nhà, nhận xét của giáo viên, mức học phí và lịch sử đóng học phí.
• Phụ huynh: họ tên, số điện thoại và mối quan hệ với học sinh (bố / mẹ / khác); mã định danh Zalo của phụ huynh nếu phụ huynh chủ động kết nối Zalo để nhận thông báo.
• Khi bạn nhập danh sách từ Excel/CSV hoặc Google Sheets: tệp (hoặc bản sao nội dung sheet) chỉ được đọc để tạo học sinh và phụ huynh trong lớp rồi bỏ ngay — chúng tôi không giữ lại tệp gốc trên máy chủ. Thứ được lưu là các trường đã nhập vào lớp, nêu ở hai gạch đầu dòng trên.
• Chúng tôi không thu thập ảnh chân dung học sinh, địa chỉ nhà, thông tin sức khoẻ hay bất kỳ dữ liệu định vị nào của học sinh, phụ huynh. Chúng tôi cũng không kết nối và không lấy dữ liệu từ hệ thống của nhà trường: mọi thông tin học tập trong ứng dụng đều do chính giáo viên nhập tay cho lớp của mình.
• Dữ liệu học tập: hệ thống lưu tình trạng bài tập về nhà, mức đánh giá theo buổi và (với lớp cấp 2, cấp 3) điểm số theo thang 10 do giáo viên tự nhập, cùng các nhận xét bằng lời. Hệ thống không tính điểm trung bình môn, không xếp loại học lực và không xếp hạng học sinh. Phụ huynh chỉ xem được dữ liệu của chính con mình — không có bảng điểm cả lớp, không có điểm trung bình lớp, không có thứ hạng. Các ô nhận xét, ghi chú buổi học và bài tập về nhà là chữ tự do và chúng tôi không kiểm duyệt nội dung (Điều khoản sử dụng, mục Trách nhiệm của giáo viên).

Vai trò của mỗi bên: giáo viên là người quyết định nhập dữ liệu học sinh, phụ huynh vào Dịch vụ và chịu trách nhiệm đã có sự đồng ý của phụ huynh (Điều khoản sử dụng, mục Trách nhiệm của giáo viên). Sổ Lớp lưu trữ và xử lý dữ liệu này theo yêu cầu của giáo viên, chỉ để phục vụ việc quản lý lớp và thông báo cho chính phụ huynh của học sinh đó — không dùng cho mục đích riêng của chúng tôi, không phân tích để bán quảng cáo, không ghép với dữ liệu từ nguồn khác. Phụ huynh có thể yêu cầu xoá dữ liệu bất kỳ lúc nào (xem mục Quyền của bạn).

c) Dữ liệu thu thập tự động khi bạn dùng website hoặc ứng dụng:

• Nhật ký kỹ thuật (địa chỉ IP, loại thiết bị, thời điểm truy cập) — phục vụ bảo mật, chống lạm dụng và khắc phục sự cố. Số điện thoại được che bớt trong nhật ký hệ thống.
• Phiên đăng nhập của giáo viên: địa chỉ IP, trình duyệt / hệ điều hành, tên thiết bị và vị trí gần đúng ở mức quốc gia – tỉnh/thành suy ra từ IP — chúng tôi chỉ lưu tới cấp tỉnh/thành, không lưu quận/huyện hay phường/xã. Để vị trí này sát thực tế hơn, lúc đăng nhập địa chỉ IP có thể được tra qua dịch vụ tra vị trí IP2Location.io (xem mục Chuyển dữ liệu ra ngoài lãnh thổ Việt Nam). Mục “Thiết bị đang đăng nhập” hiện các phiên còn hiệu lực để bạn tự phát hiện truy cập lạ và đăng xuất từ xa. Sau khi một phiên kết thúc, chúng tôi giữ thêm tối đa 90 ngày làm lịch sử phục vụ quản trị và bảo mật (thống kê người dùng, điều tra truy cập bất thường) — chỉ đội ngũ Sổ Lớp xem được phần lịch sử này, và quá hạn thì xoá hẳn. Chúng tôi không thu thập vị trí GPS của thiết bị.
• Mã thông báo đẩy (push token): khi bạn cài ứng dụng và cho phép nhận thông báo, ứng dụng gửi lên máy chủ mã thiết bị do Firebase Cloud Messaging (Google) cấp cùng nền tảng (Android / iOS) — chỉ để gửi thông báo cho chính bạn. Trên iPhone, iPad, Firebase chuyển tiếp thông báo qua dịch vụ thông báo đẩy của Apple (APNs). Từ 20/09/2026, thông báo gửi qua các dịch vụ này chỉ mang một câu chung chung theo nhóm (ví dụ “có cập nhật về học phí”) kèm mã số thông báo; nội dung thật được ứng dụng lấy trực tiếp từ máy chủ của chúng tôi khi bạn mở, nên không đi qua Google hay Apple. Gỡ ứng dụng hoặc tắt quyền thông báo là mã này ngừng hiệu lực.
• Nhật ký thư đã gửi: với mỗi email hệ thống gửi cho bạn (xác minh tài khoản, hoá đơn, nhắc hạn gói…), chúng tôi ghi lại địa chỉ nhận, tiêu đề và nội dung thư để đối chiếu khi bạn báo “không nhận được thư”. Mã xác minh trong thư được che bớt trước khi lưu. Xem thời hạn giữ tại mục Thời gian lưu trữ.
• Nhật ký lỗi và báo lỗi: khi ứng dụng gặp lỗi hoặc khi bạn chủ động gửi báo lỗi, chúng tôi ghi lại phiên bản ứng dụng, thông tin thiết bị, đường dẫn và mã lỗi kỹ thuật để sửa lỗi.
• Nguồn bạn biết tới Sổ Lớp: khi bạn mở website bằng một đường dẫn có gắn thẻ chiến dịch, chúng tôi đọc các tham số nằm ngay trên đường dẫn đó (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term, và mã lượt bấm gclid / fbclid / ttclid do nền tảng quảng cáo tự gắn), cùng tên miền của trang đã dẫn bạn sang — chỉ tên miền, không lấy đường dẫn đầy đủ. Chúng tôi chỉ đọc và lưu những giá trị này khi bạn đã bật nhóm “Thống kê” trên banner cookie. Khi đó chúng nằm trong cookie của trình duyệt và chỉ được gắn vào tài khoản khi bạn đăng ký, để chúng tôi biết kênh nào thật sự hữu ích. Ứng dụng di động không dùng cookie này; nhưng nếu bạn cài ứng dụng từ một quảng cáo trên Google Play, cửa hàng Play có gắn sẵn chuỗi giới thiệu cài đặt chứa đúng các tham số chiến dịch nêu trên, và ứng dụng gửi chuỗi đó lên máy chủ một lần lúc bạn đăng ký với cùng mục đích — biết kênh nào hữu ích. Chuỗi này do Google Play cung cấp, không chứa họ tên, email hay số điện thoại. Nếu bạn trả lời câu hỏi “Thầy/Cô biết Sổ Lớp từ đâu?” thì lựa chọn đó cũng được lưu cùng chỗ — câu hỏi là tuỳ chọn và bỏ qua được.
• Mức độ sử dụng theo ngày: để biết Sổ Lớp có thật sự giúp được việc hay không, chúng tôi ghi lại những ngày bạn có hoạt động và khoảng thời gian có mặt ước lượng trong ngày đó, tách riêng website và ứng dụng. Đây là số đếm theo ngày — không ghi lại bạn bấm gì, xem gì hay nhập nội dung nào. Xem thời hạn giữ tại mục Thời gian lưu trữ.
• Thống kê truy cập tổng hợp: chúng tôi tự đếm số lượt truy cập website theo ngày, theo trang (trang giới thiệu, trang đăng nhập, từng bài viết) và theo tỉnh/thành suy ra từ địa chỉ IP. Chúng tôi không lưu địa chỉ IP kèm số liệu này — địa chỉ IP chỉ được dùng ngay tại thời điểm truy cập để tra tỉnh/thành và để không đếm trùng cùng một người trong vòng 30 phút, sau đó bỏ đi. Thứ được lưu lại chỉ là con số tổng cộng, không gắn với cá nhân nào và không truy ngược về một người được. Số liệu này giữ tối đa 400 ngày rồi xoá tự động.

d) Dữ liệu khi phụ huynh mở nhật ký lớp học:

• Trang nhật ký lớp học không yêu cầu đăng ký hay đăng nhập. Nếu phụ huynh bấm “Bật thông báo” trên trình duyệt, chúng tôi lưu địa chỉ đăng ký nhận thông báo do trình duyệt cấp và loại trình duyệt/thiết bị — chỉ để gửi thông báo về lớp của con. Phụ huynh tắt thông báo trong trình duyệt là dữ liệu này ngừng được dùng.

3. Mục đích sử dụng dữ liệu

• Hiển thị nhật ký lớp học cho phụ huynh — điểm danh, ghi chú buổi học và học phí — qua đường link (kèm mã QR) riêng của từng học sinh, không cần cài app.
• Định danh phụ huynh và quản lý lớp bằng số điện thoại. Khi tính năng nhắn tin được bật, số điện thoại còn dùng để gửi thông báo học tập (điểm danh, học phí) qua Zalo (ZNS) hoặc SMS — không quảng cáo, không tiếp thị qua điện thoại.
• Tạo mã QR VietQR để phụ huynh chuyển khoản học phí trực tiếp vào tài khoản của giáo viên.
• Gửi thông báo tới chính giáo viên qua ứng dụng (nhắc buổi dạy, học phí đã thu, cảnh báo đăng nhập lạ, thông báo hệ thống).
• Gợi ý câu nhận xét nháp từ dữ liệu học tập của chính học sinh đó khi giáo viên bấm nút gợi ý — bằng mẫu câu có sẵn, hoặc (khi tính năng AI được cung cấp) nhờ dịch vụ AI làm mượt câu chữ từ số liệu đã bỏ danh tính. Câu gợi ý chỉ là bản nháp; hệ thống không tự gửi cho phụ huynh.
• Vận hành, bảo trì, cải thiện Dịch vụ; hỗ trợ người dùng; phòng chống gian lận và lạm dụng.

4. Chia sẻ dữ liệu

Chúng tôi không dùng dữ liệu cá nhân của giáo viên, học sinh hay phụ huynh cho mục đích quảng cáo hay tiếp thị thương mại nhắm mục tiêu.

Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các trường hợp sau:

• Đối tác kỹ thuật gửi tin nhắn (khi tính năng nhắn tin được bật): số điện thoại phụ huynh và nội dung thông báo học tập được chuyển cho nền tảng Zalo Cloud (ZNS) hoặc nhà cung cấp dịch vụ SMS để thực hiện việc gửi tin — đúng và chỉ đúng mục đích đó.
• Cổng thanh toán (khi bạn hoặc người tặng mua/gia hạn gói): tên người mua, số điện thoại người mua và thông tin đơn hàng được chuyển cho cổng thanh toán (SePay, OnePay) để xử lý giao dịch. Số thẻ và thông tin thanh toán nhạy cảm do cổng thanh toán trực tiếp xử lý, không đi qua hệ thống của chúng tôi.
• Google Play và App Store (khi bạn mua gói trong ứng dụng): giao dịch do Google hoặc Apple xử lý. Ứng dụng gửi kèm một mã ngẫu nhiên đại diện cho tài khoản (không phải email hay số điện thoại) để gắn giao dịch với đúng tài khoản; chúng tôi nhận lại từ cửa hàng mã giao dịch, gói, thời hạn, trạng thái gia hạn và hoàn tiền để cấp đúng quyền lợi. Thông tin thẻ và phương thức thanh toán do cửa hàng giữ, không đi qua hệ thống của chúng tôi.
• Nhà cung cấp đăng nhập: khi bạn chọn đăng nhập bằng Google, Apple hoặc Zalo, việc xác thực do các nhà cung cấp này thực hiện theo chính sách bảo mật của họ. Với Đăng nhập bằng Apple, chúng tôi lưu một mã do Apple cấp (đã mã hoá) chỉ để thu hồi quyền truy cập của Sổ Lớp vào Apple ID của bạn khi bạn gỡ liên kết hoặc xoá tài khoản; nếu bạn chọn ẩn email, thư của Sổ Lớp gửi tới địa chỉ chuyển tiếp do Apple cấp và được Apple chuyển về hộp thư của bạn.
• Dịch vụ gửi thông báo đẩy: mã thông báo của thiết bị được chuyển qua Firebase Cloud Messaging (Google) — trên iPhone, iPad thì qua thêm dịch vụ thông báo đẩy của Apple (APNs) — để chuyển tin tới máy. Với giáo viên, phần chữ đi kèm chỉ là một câu chung chung theo nhóm thông báo, không có tên học sinh, số tiền hay nội dung chuyển khoản; ứng dụng tự lấy nội dung thật từ máy chủ của chúng tôi. Với phụ huynh, thông báo trên trình duyệt đi qua dịch vụ Web Push của chính trình duyệt đó và được mã hoá đầu–cuối nên bên trung chuyển không đọc được nội dung.
• Dịch vụ tra vị trí IP: địa chỉ IP lúc giáo viên đăng nhập được gửi tới IP2Location.io để suy ra vị trí gần đúng (quốc gia – tỉnh/thành) của phiên đăng nhập. Chỉ gửi địa chỉ IP, không kèm tên, email, số điện thoại hay dữ liệu lớp học nào. Chi tiết tại mục Chuyển dữ liệu ra ngoài lãnh thổ Việt Nam.
• Nhà cung cấp dịch vụ AI (chỉ khi tính năng có AI được dùng): với gợi ý nhận xét, số liệu học tập đã bỏ danh tính được gửi tới nhà cung cấp AI (hiện là Google Gemini, OpenRouter hoặc DeepSeek, tuỳ cấu hình) để làm mượt câu chữ; với trợ lý chat trên website, câu hỏi đã được che thông tin nhận dạng được gửi đi để soạn câu trả lời. Không kèm tên học sinh, tên lớp hay thông tin liên hệ. Chi tiết tại mục Chuyển dữ liệu ra ngoài lãnh thổ Việt Nam và mục Cookie và công cụ của bên thứ ba.
• Yêu cầu pháp lý: khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam.

5. Lưu trữ và bảo mật

• Dữ liệu chính của Dịch vụ (tài khoản giáo viên, lớp, học sinh, phụ huynh, học phí) được lưu trên máy chủ đặt tại Việt Nam. Một số dịch vụ kỹ thuật đi kèm có hạ tầng ở nước ngoài — liệt kê đầy đủ tại mục Chuyển dữ liệu ra ngoài lãnh thổ Việt Nam.
• Mọi kết nối giữa thiết bị của bạn và máy chủ đều được mã hóa (HTTPS/TLS).
• Truy cập dữ liệu trong nội bộ được phân quyền và giới hạn tối thiểu.
• Dữ liệu được sao lưu tự động hàng đêm và bản sao lưu được kiểm tra định kỳ.
• Đường link portal của mỗi học sinh dùng mã định danh ngẫu nhiên không thể đoán được; giáo viên có thể đổi link mới nếu link bị lộ.

6. Chuyển dữ liệu ra ngoài lãnh thổ Việt Nam

Máy chủ chính của Sổ Lớp đặt tại Việt Nam. Tuy nhiên, một số dịch vụ kỹ thuật mà Dịch vụ phụ thuộc lại do nhà cung cấp nước ngoài vận hành, nên có dữ liệu đi ra ngoài lãnh thổ Việt Nam — trong đó có dịch vụ AI khi các tính năng có AI được dùng. Chúng tôi liệt kê đầy đủ dưới đây để bạn biết chính xác thứ gì đi đâu và để làm gì:

• Ảnh bạn tải lên (ảnh đại diện, ảnh đính kèm phiếu hỗ trợ) — lưu trên hạ tầng lưu trữ đối tượng và mạng phân phối nội dung của Cloudflare, để ảnh tải nhanh và không chiếm chỗ trên máy chủ chính.
• Mã thông báo đẩy của thiết bị bạn — chuyển qua Firebase Cloud Messaging (Google), trên iPhone, iPad thì qua thêm dịch vụ thông báo đẩy của Apple (APNs), hoặc dịch vụ Web Push của trình duyệt, vì đó là đường duy nhất để tin tới được máy của bạn. Phần chữ gửi kèm cho giáo viên chỉ là câu chung chung theo nhóm (không tên học sinh, không số tiền); thông báo cho phụ huynh qua Web Push được mã hoá đầu–cuối tới trình duyệt nên bên trung chuyển không đọc được, dù nội dung bên trong có thể nêu tên học sinh (ví dụ báo vắng).
• Dữ liệu kết nối khi bạn truy cập website (địa chỉ IP, thông tin trình duyệt) — đi qua mạng biên của Cloudflare, phục vụ chống tấn công và tăng tốc; kèm theo là Cloudflare Turnstile trên các biểu mẫu công khai và thống kê truy cập ẩn danh bằng Google Analytics, như nêu tại mục Cookie và công cụ của bên thứ ba.
• Giao dịch mua gói trong ứng dụng — xử lý trên hạ tầng của Google (Google Play) hoặc Apple (App Store). Thứ đi kèm giao dịch từ phía chúng tôi chỉ là mã ngẫu nhiên đại diện cho tài khoản, như nêu tại mục Chia sẻ dữ liệu.
• Địa chỉ IP lúc giáo viên đăng nhập — gửi tới dịch vụ tra vị trí IP2Location.io (nhà cung cấp nước ngoài) để hiển thị vị trí gần đúng ở mức quốc gia – tỉnh/thành cho phiên đăng nhập, giúp bạn nhận ra truy cập lạ. Chỉ gửi địa chỉ IP, không kèm tên, email, số điện thoại hay bất kỳ dữ liệu lớp học nào, và chỉ trong luồng phiên đăng nhập (lúc đăng nhập, khi địa chỉ IP của phiên thay đổi, hoặc khi cập nhật lại vị trí của một phiên). Các trường hợp khác — thống kê truy cập, kiểm soát truy cập — tra bằng cơ sở dữ liệu vị trí IP đặt trên máy chủ của chúng tôi, không gửi địa chỉ IP tới dịch vụ tra vị trí nào. Địa chỉ IP còn xuất hiện ở một luồng khác nêu tại mục này: bản tóm tắt an ninh hằng ngày do AI viết.
• Số liệu an ninh hằng ngày — mỗi ngày hệ thống gom số lượt lỗi, dấu hiệu tấn công và các địa chỉ IP gây ra nhiều lượt nhất rồi gửi tới dịch vụ AI của nhà cung cấp nước ngoài để viết bản tóm tắt cho người trực. Thông tin nhận dạng khác (email, số điện thoại, khoá bí mật) đã được che trước khi gửi; địa chỉ IP được giữ lại vì đó chính là thứ cần xem xét khi có tấn công. Không kèm tên, email, số điện thoại người dùng hay bất kỳ dữ liệu lớp học nào.
• Khi giáo viên dùng gợi ý nhận xét bằng AI — tính năng tuỳ chọn, chỉ chạy khi được cung cấp và giáo viên chủ động bấm nút: số liệu học tập đã bỏ danh tính được gửi tới dịch vụ AI của nhà cung cấp nước ngoài (hiện là Google Gemini, OpenRouter hoặc DeepSeek, tuỳ cấu hình) để làm mượt câu chữ. Với nhận xét cho một học sinh, số liệu gồm số buổi có mặt/vắng hoặc trạng thái điểm danh của buổi đang ghi, tình trạng bài tập về nhà, mức đánh giá và — với lớp chấm điểm — điểm số hoặc điểm trung bình trong tháng. Với ghi chú chung của buổi học, chỉ gửi các nhãn giáo viên chọn và ngày học, không gửi dữ liệu của học sinh nào. Không kèm tên học sinh, tên lớp, tên giáo viên hay bất kỳ thông tin liên hệ nào; tên được ghép lại trên máy chủ của chúng tôi sau khi nhận câu trả lời, và lượt gọi bị huỷ nếu hệ thống phát hiện còn sót thông tin nhận dạng.

Ngoài các trường hợp nêu trên, chúng tôi không chuyển ra nước ngoài danh sách học sinh, số điện thoại phụ huynh, lịch sử học phí, hay dữ liệu điểm danh và đánh giá gắn với tên học sinh. Riêng khi giáo viên dùng gợi ý nhận xét bằng AI, phần số liệu học tập đã bỏ danh tính nêu ở mục trên có đi ra nước ngoài — không kèm tên học sinh, không kèm danh sách lớp. Việc chuyển dữ liệu nêu trên được thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm nghĩa vụ lập và lưu Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài. Khi có thay đổi về danh sách này, chúng tôi cập nhật ngay tại mục này kèm ngày cập nhật mới.

7. Thời gian lưu trữ

Dữ liệu được lưu trong suốt thời gian tài khoản của giáo viên còn hoạt động. Khi tài khoản bị xóa theo yêu cầu, toàn bộ dữ liệu cá nhân liên quan (hồ sơ giáo viên, lớp học, danh sách học sinh, họ tên và số điện thoại phụ huynh, lịch sử học phí) sẽ bị xóa vĩnh viễn sau thời gian ân hạn 30 ngày.

Riêng tài khoản đăng ký nhưng chưa xác minh (chưa xác minh email hoặc số điện thoại, cũng không đăng nhập bằng Google/Apple/Zalo): chúng tôi giữ tối đa 14 ngày kể từ khi đăng ký rồi xoá khỏi hệ thống, có gửi email nhắc trước vào ngày thứ 3 và ngày thứ 7. Tài khoản đã xác minh không thuộc diện này.

Số liệu về mức độ sử dụng theo ngày và thống kê truy cập tổng hợp (đều nêu tại mục Dữ liệu chúng tôi thu thập) được giữ tối đa 400 ngày rồi xoá tự động. Phần nguồn bạn biết tới Sổ Lớp sống cùng vòng đời tài khoản và bị xoá khi tài khoản bị xoá.

Nhật ký thư đã gửi (địa chỉ nhận, tiêu đề và nội dung thư) được giữ tối đa 30 ngày rồi xoá tự động.

Nhật ký gợi ý nhận xét bằng AI (chỉ phát sinh khi tính năng này được dùng): mỗi lần giáo viên bấm nút nhờ AI viết lại một câu nhận xét, chúng tôi ghi lại thời điểm, model đã dùng, số token tiêu tốn, cùng nội dung đã bỏ danh tính đã gửi đi và câu nhận về (không kèm tên học sinh). Nhật ký này giữ tối đa 60 ngày rồi xoá tự động; mục đích duy nhất là đối chiếu chi phí với nhà cung cấp và xử lý khi có phản ánh về chất lượng câu gợi ý.

Báo cáo câu gợi ý AI: khi giáo viên bấm nút báo cáo cạnh một câu do AI viết, chúng tôi lưu lý do, góp ý giáo viên nhập (nếu có) và bản sao câu AI cùng số liệu đã bỏ danh tính của lượt đó, để kiểm tra và cải thiện chất lượng. Báo cáo giữ tối đa 365 ngày rồi xoá tự động, và bị xoá cùng tài khoản. Vui lòng không ghi tên học sinh vào ô góp ý.

Sau khi xoá, chỉ những dữ liệu sau còn được lưu và đều đã gỡ liên kết tới tài khoản của bạn:

• Nhật ký giao dịch nhận từ ngân hàng / cổng thanh toán — giữ để đối soát và phục vụ nghĩa vụ kế toán, thuế theo pháp luật Việt Nam.
• Nhật ký kỹ thuật và an ninh (địa chỉ IP, lỗi hệ thống) — giữ tối đa 30 ngày để phát hiện tấn công và khắc phục sự cố, sau đó xoá tự động. Riêng bản ghi về địa chỉ IP bị chặn truy cập (chặn do tấn công hoặc do chính sách truy cập theo quốc gia) giữ tối đa 90 ngày, vì cùng một nguồn tấn công thường quay lại sau nhiều tuần.
• Nhật ký xoá tài khoản — mã giáo viên, họ tên, email và số điện thoại ở dạng đã che bớt, thời điểm xoá, lý do và số lượng dữ liệu đã mất. Giữ tối đa 365 ngày rồi xoá tự động; dùng để đối chiếu khi có khiếu nại về việc xoá và để chứng minh chúng tôi đã xử lý đúng yêu cầu.
• Các bản sao lưu định kỳ chưa đến hạn ghi đè — chỉ dùng để khôi phục sự cố hệ thống, không dùng để phục hồi tài khoản đã xoá.

Chi tiết từng bước và danh mục dữ liệu bị xoá xem tại trang Yêu cầu xoá tài khoản.

8. Quyền của bạn — bao gồm quyền xóa tài khoản

Đối với giáo viên:

• Truy cập, chỉnh sửa thông tin cá nhân và dữ liệu lớp học bất kỳ lúc nào trong ứng dụng.
• Rút lại sự đồng ý đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân, phản đối hoặc yêu cầu hạn chế việc xử lý. Lưu ý: một số hoạt động xử lý là điều kiện để Dịch vụ vận hành, nên rút lại đồng ý với những hoạt động đó đồng nghĩa với việc ngừng sử dụng Dịch vụ.
• Yêu cầu chúng tôi cung cấp bản sao dữ liệu cá nhân của bạn đang được lưu; chúng tôi phản hồi trong tối đa 30 ngày.
• Khiếu nại, tố cáo và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, nếu cho rằng quyền của mình bị xâm phạm. Hãy liên hệ đầu mối nêu tại mục Liên hệ trước — chúng tôi muốn xử lý xong với bạn trước khi việc phải đi xa hơn.
• Xóa tài khoản: vào Cài đặt → Xóa tài khoản trong ứng dụng, vào trang Yêu cầu xoá tài khoản trên website, hoặc gửi yêu cầu tới [email protected] / Zalo hỗ trợ. Tài khoản bị khoá ngay khi yêu cầu và bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày ân hạn (có thể huỷ trong thời gian này); toàn bộ dữ liệu lớp học, học sinh, phụ huynh và lịch sử học phí sẽ bị xóa vĩnh viễn.

Đối với phụ huynh:

• Quyền yêu cầu ngừng nhận thông báo hoặc xóa số điện thoại, thông tin của con khỏi hệ thống: cách nhanh nhất là đề nghị trực tiếp giáo viên của con bạn (giáo viên có thể xoá học sinh và số điện thoại ngay trong ứng dụng), hoặc gửi yêu cầu cho chúng tôi qua email / Zalo kèm số điện thoại cần xóa. Chúng tôi sẽ xác minh và xử lý trong tối đa 30 ngày.
• Quyền được biết dữ liệu nào của con mình đang có trên hệ thống: toàn bộ thông tin giáo viên nhập về học sinh đều hiển thị cho phụ huynh trên trang nhật ký lớp học của chính học sinh đó (điểm danh, ghi chú buổi học, bài tập, đánh giá và nhận xét, học phí). Ngoài phần hiển thị đó, hệ thống chỉ giữ thêm các nhật ký kỹ thuật có thời hạn nêu tại mục Thời gian lưu trữ (ví dụ nhật ký gợi ý nhận xét bằng AI, đã bỏ danh tính).

9. Dữ liệu về trẻ em

Sổ Lớp không chủ động thu thập dữ liệu trực tiếp từ trẻ em. Thông tin học sinh (họ tên, lớp, điểm danh) do giáo viên nhập với sự đồng ý của phụ huynh, được giới hạn ở mức tối thiểu cần thiết và chỉ dùng để thông báo tình hình học tập cho chính phụ huynh của học sinh đó. Trang portal không yêu cầu học sinh đăng ký hay đăng nhập.

10. Cookie và công cụ của bên thứ ba

Website sử dụng cookie kỹ thuật cần thiết cho phiên làm việc (ví dụ: duy trì đăng nhập của giáo viên, chống giả mạo yêu cầu — CSRF).

Ngoài ra, tùy cấu hình, chúng tôi có thể dùng một số công cụ của Google phục vụ vận hành:

• Google Analytics (GA4): thống kê lượt truy cập ẩn danh để cải thiện website. Công cụ này có thể đặt cookie kỹ thuật của Google. Khi bạn đã bật nhóm “Thống kê” và sau đó tạo tài khoản, máy chủ của chúng tôi gửi thêm cho Google một sự kiện “đã đăng ký” kèm mã lượt truy cập ẩn danh lấy từ cookie nói trên — để biết quảng cáo nào dẫn tới người dùng thật. Sự kiện này không kèm họ tên, email hay số điện thoại, và không phát sinh nếu bạn chưa bật nhóm “Thống kê”.
• Cloudflare Turnstile: chống spam/bot trên các biểu mẫu công khai (ví dụ liên hệ, gửi nhận xét). Công cụ này thu thập một số thông tin thiết bị/tương tác theo chính sách của Cloudflare để phân biệt người thật với bot; Turnstile không dùng dữ liệu này để quảng cáo.
• Cookie ghi nhận nguồn (solop_attr): chỉ đặt sau khi bạn bật nhóm “Thống kê” trên banner cookie — chưa đồng ý thì chúng tôi không ghi gì cả, và tắt đi thì cookie này bị xoá ngay. Khi đã bật, nó lưu các tham số chiến dịch trên đường dẫn bạn dùng để vào website, giữ 90 ngày. Nó chỉ chứa các tham số nêu tại mục Dữ liệu chúng tôi thu thập và không chứa họ tên, số điện thoại hay bất kỳ thông tin nhận dạng nào. Đây là cookie của chính Sổ Lớp, không phải của mạng quảng cáo, và không được gửi cho nền tảng quảng cáo nào.
• Meta Pixel (Facebook): chỉ nạp sau khi bạn bật nhóm “Quảng cáo” trên banner cookie — chưa đồng ý thì trình duyệt của bạn không gửi gì cho Meta. Khi đã bật, Pixel báo cho Meta Platforms rằng có một lượt mở trang (và một lượt tạo tài khoản, nếu bạn đăng ký), để chúng tôi biết quảng cáo nào thật sự hiệu quả và ngừng hiện quảng cáo cho người đã dùng Sổ Lớp. Chúng tôi không bật tính năng “khớp nâng cao” của Meta, nghĩa là không gửi email hay số điện thoại của bạn (kể cả dạng đã mã hoá). Dữ liệu do Meta lưu giữ theo chính sách của họ; bạn tắt nhóm “Quảng cáo” bất cứ lúc nào là chúng tôi ngừng nạp Pixel.
• Trợ lý chat trên website: khi bạn gõ câu hỏi vào khung trò chuyện, nội dung câu hỏi được gửi tới dịch vụ AI của bên thứ ba (Google Gemini hoặc OpenRouter) để soạn câu trả lời. Trước khi gửi đi, chúng tôi tự động che số điện thoại, email và các thông tin nhận dạng có trong câu hỏi. Nội dung trò chuyện lưu tối đa 7 ngày rồi tự xoá; bạn kết thúc hoặc xoá cuộc trò chuyện bất cứ lúc nào ngay trong khung chat. Chúng tôi không lưu địa chỉ IP dạng gốc (chỉ lưu bản đã băm) và chỉ ghi nền tảng bạn đang dùng (Android / iOS / máy tính). Khung chat có ghi rõ điều này ngay trên ô nhập — vui lòng đừng gửi thông tin cá nhân của học sinh hay phụ huynh vào đó.
• Đếm ẩn danh lượt vào từ quảng cáo: khi bạn mở website bằng một đường dẫn có gắn thẻ chiến dịch, chúng tôi cộng thêm 1 vào một bảng đếm theo ngày và theo tên chiến dịch. Việc này chạy cho mọi lượt truy cập, kể cả khi bạn chưa trả lời banner cookie — và nó không đặt cookie nào, không lưu địa chỉ IP, không lưu thông tin trình duyệt, không lưu mã lượt bấm quảng cáo. Kết quả chỉ là những con số như “hôm nay chiến dịch X có 20 lượt mở trang”: chúng tôi không thể từ bảng này lần ra bạn là ai, và nó không được dùng để nhắm quảng cáo. Chúng tôi làm vậy để biết quảng cáo có hiệu quả không mà không phải theo dõi ai cả.
• Công cụ tạo Thời khoá biểu: khi bạn dùng trang Tạo thời khoá biểu, chúng tôi lưu đúng những gì bạn gõ vào (tên lớp, tên trường, tên môn học, và tên giáo viên bộ môn nếu bạn chủ động bật ô đó) để dựng ra tấm thời khoá biểu và đường dẫn xem lại. Không cần đăng nhập vẫn dùng được, và khi đó dữ liệu chỉ được giữ 60 phút rồi xoá tự động. Nếu bạn đã đăng nhập, thời khoá biểu được lưu vào tài khoản cho tới khi bạn tự xoá. Chúng tôi không lấy dữ liệu lớp học của bạn để dựng trang này — mọi thứ trên đó là chữ bạn tự nhập.

Sổ Lớp không hiển thị quảng cáo của bên thứ ba trên trang, và không dùng nội dung lớp học, học sinh hay học phí của bạn cho quảng cáo dưới bất kỳ hình thức nào. Công cụ quảng cáo duy nhất là Meta Pixel nêu trên: nó chỉ chạy khi bạn tự bật nhóm “Quảng cáo”, và khi đó Meta có thể nhận ra trình duyệt của bạn để chúng tôi đo hiệu quả quảng cáo và ngừng hiện quảng cáo cho người đã dùng Sổ Lớp. Chưa bật hoặc đã tắt thì trình duyệt của bạn không gửi gì cho nền tảng quảng cáo nào. Cookie ghi nhận nguồn (solop_attr) là của chính Sổ Lớp và không được gửi cho ai.

11. Dữ liệu nằm trên thiết bị của bạn

Ngoài dữ liệu trên máy chủ, ứng dụng còn giữ một số thứ ngay trên máy bạn và không gửi về chúng tôi:

• Mở khoá bằng vân tay / khuôn mặt: nếu bạn bật, việc đối chiếu sinh trắc học do hệ điều hành thực hiện hoàn toàn trên thiết bị. Sổ Lớp chỉ nhận kết quả đúng hay sai; chúng tôi không nhận và không lưu bất kỳ dữ liệu sinh trắc học nào. Tuỳ chọn bật/tắt cũng chỉ lưu trên máy, không đồng bộ lên máy chủ.
• Bộ nhớ đệm ngoại tuyến: danh sách lớp, học sinh và hoá đơn được lưu tạm trên máy để bạn vẫn xem và điểm danh được khi mất mạng. Phần này bị xoá sạch mỗi khi bạn đăng xuất hoặc phiên làm việc kết thúc.
• Bộ nhớ đệm ảnh đính kèm phiếu hỗ trợ: ảnh đã tải về để xem lại nằm ở vùng nhớ đệm riêng của ứng dụng — cũng bị xoá khi kết thúc phiên. Ảnh loại này có thể chứa tên học sinh, số điện thoại phụ huynh, số tiền.

Gỡ ứng dụng khỏi máy là toàn bộ những thứ trên biến mất cùng ứng dụng.

12. Thay đổi chính sách

Khi chính sách này thay đổi, chúng tôi sẽ cập nhật nội dung tại trang này kèm ngày cập nhật mới. Với những thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến quyền của bạn, chúng tôi sẽ thông báo trong ứng dụng hoặc qua kênh liên lạc đã đăng ký.

13. Liên hệ

Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân đối với Dịch vụ là cá nhân vận hành Sổ Lớp, có thông tin dưới đây. Đây đồng thời là đầu mối phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân:

• Bên Kiểm soát dữ liệu: Nguyễn Văn Tuấn
• Địa chỉ liên hệ: Tân Kỳ - Hải Phòng - Việt Nam

Mọi câu hỏi về chính sách bảo mật, hoặc yêu cầu thực hiện các quyền nêu tại mục Quyền của bạn (truy cập, chỉnh sửa, xoá, rút lại sự đồng ý, khiếu nại), vui lòng gửi tới:

• Email: [email protected]
• Zalo hỗ trợ: Sổ Lớp Official Account