Video hướng dẫn: chốt sổ và gửi hoá đơn học phí cuối tháng

Cuối tháng, điểm danh thì đã đủ cả rồi, nhưng tới lúc tính tiền lại chần chừ. Trên màn hình có nút Chốt sổ, mà bấm vào thì sợ khoá mất — lỡ trong tháng có buổi ghi nhầm, hay có em xin nghỉ mà quên đánh dấu, thì làm sao sửa?

Nỗi ngại đó làm nhiều thầy cô quay về cách cũ: mở máy tính bỏ túi, cộng tay từng em rồi mới dám nhập vào. Bài này gỡ đúng chỗ đó, bằng một video đi hết một kỳ học phí thật.

Cách chốt học phí cuối tháng và gửi hoá đơn cho phụ huynh | Sổ Lớp

Chốt sổ không phải là khoá sổ

Đây là điều cần nói rõ trước hết, vì hiểu nhầm chỗ này là gốc của mọi ngại ngần:

Chốt sổ chỉ là lập một bản nháp. Hệ thống đếm số buổi từng em đã học trong kỳ, nhân với mức học phí, cộng phụ phí nếu có, rồi ra hoá đơn ở trạng thái nháp — và bản nháp đó chỉ mình thầy cô nhìn thấy. Phụ huynh chưa nhận được gì cả.

Trong lúc còn là nháp, thầy cô mở lại một buổi điểm danh sửa trạng thái một em, thì tiền trên hoá đơn tự tính lại theo, không phải làm lại từ đầu.

Chỉ khi bấm Gửi hoá đơn thì kỳ đó mới khoá. Lý do rất đơn giản: lúc ấy phụ huynh đã cầm con số trong tay, con số không được phép đổi sau lưng họ nữa.

Nói gọn lại: chốt sổ là việc của thầy cô, gửi hoá đơn là lời hứa với phụ huynh.

Trong video có gì

Khoảng 26 phút, ai đang mắc ở phần nào thì bấm thẳng vào mục lục dưới video trên YouTube:

• 0:00 — Ba trạng thái của một hoá đơn. Nháp → đã gửi → đã thu. Nhìn màu là biết tháng này ai đã đóng, ai còn nợ, không phải mở sổ tay đối chiếu.

• 1:05 — Cài đặt kỳ học phí. Kỳ không bắt buộc chạy theo tháng dương lịch: lớp thu vào mùng 5, lớp thu vào ngày 15, khai đúng ngày của lớp mình là được.

• 4:23 — Cài chốt sổ và gửi hoá đơn cho từng lớp. Mỗi lớp một nếp riêng, cài một lần rồi thôi.

• 7:22 — Mục Sổ sách và hai thẻ việc. Chốt sổ nằm một bên, Gửi hoá đơn nằm một bên — chính cách bố trí này đã nói lên đó là hai việc khác nhau.

• 8:40 — Bấm Chốt sổ. Xem hoá đơn nháp hiện ra thế nào, số buổi của từng em được đếm ra sao.

• 12:59 — Sửa lại một buổi điểm danh. Đây là đoạn đáng xem nhất: sửa xong, tiền trên hoá đơn nháp đổi theo ngay tại chỗ.

• 13:42 — Gửi hoá đơn cho phụ huynh. Lúc này kỳ mới khoá, và phụ huynh nhận được số tiền kèm mã QR chuyển khoản.

Ba điều hay bị bỏ qua

Kỳ học phí là của lớp, không phải của tháng. Lớp mở giữa tháng 9 thì cứ để kỳ chạy từ ngày mở lớp. Ép cho tròn tháng dương lịch chỉ làm số buổi lệch đi.

Em vào lớp giữa kỳ hay nghỉ giữa chừng đều tính đúng. Hệ thống đếm số buổi em đó thực sự có mặt, kể cả buổi học bù. Đây là chỗ tính tay hay sai nhất, và cũng là chỗ dễ mất lòng phụ huynh nhất.

Gửi rồi mà phát hiện lệch thì không phải sửa hoá đơn cũ. Hoá đơn đã gửi giữ nguyên con số. Phần chênh cộng hoặc trừ vào kỳ tới của chính em đó — có trang riêng để tra, không mất đi đâu cả.

Đọc thêm

• Tiền học phí đi đâu? Thẳng vào tài khoản của thầy cô

• Chuyện khó nói nhất nghề dạy thêm: đòi học phí

Cuối tháng nhẹ đi một buổi tối

Khi sổ sách tự đếm, cuối tháng của thầy cô không còn là buổi tối ngồi cộng lại từng em. Mở Sổ sách, xem bản nháp, sửa chỗ nào chưa đúng, rồi bấm gửi. Phần còn lại là chờ phụ huynh quét mã.

Tạo lớp đầu tiên tại đây — miễn phí, không cần thẻ.

Mắc ở bước nào thầy cô để lại bình luận dưới video, chúng tôi trả lời hết.